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Sie wollen Ihren Handwerksbetrieb durch Digitalisierung optimieren, wissen aber nicht so recht, wo anfangen? Oder haben Sie vielleicht schon in Maßnahmen investiert, von deren Effekt Sie dann aber enttäuscht waren? Nehmen Sie sich ein paar Minuten Lesezeit für diesen Beitrag: Er gibt Ihnen einen ersten Überblick, wie Sie Schritt für Schritt die Tools finden, die genau zu Ihrem Betrieb passen. Denn wieso sollten Sie auf die vielen Vorteile verzichten, die Ihnen digitale Lösungen bringen können!? Mehr Effizienz. Zeit- und Kostenersparnis. Ein professionelles Auftreten und damit mehr Vertrauen beim Kunden. … Und letztlich mehr Aufträge.
Das Handwerk stellt mit über 5 Millionen Beschäftigten eine der wichtigsten Branchen der deutschen Wirtschaft dar. Ganz klar, dass die Digitalisierung hier längst Einzug gehalten hat und sich weiter durchsetzen wird. Bereits mehr als zwei Drittel aller Betriebe nutzen digitale Technologien [1]. Meist dienen diese der Kundenakquise, zum Beispiel durch die Präsentation des Unternehmens mit einer Website oder auf Social Media. Viele Betriebe nutzen außerdem die Möglichkeit, mit Hilfe von Kundenverzeichnissen auf sich aufmerksam zu machen. Neben dem Erreichen der eigenen Zielgruppe werden digitale Tools zudem für interne Zwecke verwendet, etwa für Besprechungen mit Mitarbeitenden via Teams oder Zoom.
Fest steht: Die Arbeit mit Stift und Papier ist nicht mehr wirtschaftlich. Neue Technologien sind dabei, die Arbeitswelt zu revolutionieren. Dennoch werden sie im Handwerk häufig noch misstrauisch beäugt. Nach wie vor herrscht die Auffassung, dass eine zunehmende Automatisierung sehr viele Arbeitsplätze kosten wird. Doch dem ist nicht so.
Vielmehr sollte die Digitalisierung als Chance gesehen werden. Auf dem Markt existieren zahlreiche kluge Softwarelösungen, die Ihren Arbeitsalltag spürbar entlasten können. Die Zeit, die Sie durch eine effizientere Arbeitsweise einsparen, können Sie in Ihre eigentliche Leidenschaft investieren. Statt im Büro hohe Papierstapel zu bezwingen, können Sie sich verstärkt kreativen Aufgaben widmen.
Lesen Sie hier, in welchen Bereichen Ihr Handwerksbetrieb von digitalen Tools profitieren kann, wie es Ihnen gelingt, im riesigen Angebot die richtige Lösung zu finden und was eine Software können muss, damit sie auch Ihr Team überzeugt.
Übrigens: Auch Klöpfer bietet Ihnen Tools, die Ihren Workflow verbessern und damit Ihren Erfolg unterstützen können. Sprechen Sie uns an! Gern beraten wir Sie persönlich zu unserem Möbelplaner, Plattenzuschnitt-Planer, Terrassenkonfigurator, Kantenfinder und Türentool.
Welchen Nutzen hat eine Software für Handwerker?
Digitale Softwarelösungen zur Prozessoptimierung sind in erste Linie dafür gedacht, wiederkehrende Aufgaben und Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Arbeitsabläufe können verschlankt werden. Statt Angebote, Rechnungen und Mahnungen immer wieder neu anzulegen, können Sie zum Beispiel editierbare Textbausteine in einen Dokumentenrohling einfügen. Dies spart Zeit und Geld. Unbeliebte Aufgaben wie die Nachkalkulation lassen sich nur mit Knopfdruck erledigen. Cloud-Lösungen machen einen Zugriff auf wichtige Daten von überall aus möglich und erleichtern die Projektplanung. Es gibt ERP-Systeme für Schreinerbetriebe, Möbel- und Küchenbauer, Zimmerer und andere Gewerke, die Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllen können.
Welche Funktionen haben Softwarelösungen für Handwerker?
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Der Markt für digitale Handwerker-Tools ist breit gefächert. Sie werden feststellen, dass es sehr viele Apps mit den unterschiedlichsten Funktionen gibt. Welche Ihnen dabei die beste Unterstützung bieten können, sollten Sie vorher mit Ihrem Team besprechen.
Möchten Sie die Auftragsverwaltung erleichtern? Die meisten Tools verfügen über eine Art Dashboard, mit dem Sie einfach zwischen den einzelnen Aufträgen hin- und herwechseln können. Sie können auf einen Blick anstehende Arbeiten und Termine erkennen. Die Mitarbeiterverwaltung und Planung von Ressourcen werden so deutlich einfacher. Einen Zeiterfassungsapp hilft bei der Kostenaufstellung und eine automatisierte Fertigstellung bei der Auftragsabwicklung.
Haben Sie viele Mitarbeiter und sind auf der Suche nach einem Tool, das Sie bei der Terminplanung unterstützt? Durch das cloudbasierte Arbeiten haben Ihre Mitarbeiter überall Zugriff auf die nötigen Daten und können beim Kunden verbindliche Aussagen treffen. Das verbessert nicht nur die Kundenkommunikation, sondern sorgt außerdem für ein seriöses Auftreten. Kurzfristige Planänderungen können allen Beteiligten automatisch mitgeteilt werden.
Wir wissen, dass Buchhaltung und Kalkulationen bei fast jedem Betrieb zu den eher ungeliebten Aufgaben gehören. Automatisierte Abläufe können Sie an dieser Stelle sehr entlasten. Verfassen Sie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen mit wenigen Klicks. Einige Programme bieten sogar ein automatisierts Mahnwesen an, das Sie auf ausgebliebene Zahlungen aufmerksam macht.
Auch Anwendungen für eine vereinfachte Materialverwaltung und ein digitales Datenmanagement können unangenehme alltägliche Aufgaben übernehmen.
Erfüllen Sie Kundenerwartungen mit Konfigurationssoftware, wie Plattenzuschnittsoftware oder Möbelplaner
Kunden haben im digitalen Zeitalter andere Ansprüche an die Leistungen eines Handwerkers. Viele Dinge lassen sich mit wenigen Klicks im Internet erledigen und diese Erwartungshaltung überträgt sich naturgemäß auch auf die Leistungen eines Handwerkers wie eines Schreiners, Küchen- oder Möbelbauers.
Bei individuellen Möbelanfertigungen besteht der Wunsch, die Maße einfach digital übermitteln zu können. Anstelle aufwändiger Telefonate oder zeitintensiver persönlicher Termine können Kunden auf diesem Wege personalisierte Möbel in Auftrag geben. Eine Website, die diesen Service anbietet, hinterlässt einen professionellen Eindruck und dieser Vertrauensvorschuss wirkt sich positiv auf die Verkaufszahlen aus. Gleichzeitig spart Ihr Unternehmen viel Zeit ein, da Aufträge nun in digitaler Form auf dem Tisch landen und nach Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet werden können.
Wenden Sie sich an uns, um unsere Konfiguratoren für Möbelplanung und Platten-Zuschnitte zu testen und Ihre Kunden zu überzeugen.
Welche Vorteile bringen Digitalisierungsmaßnahmen für Handwerker?
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Sowohl kleine als auch große Handwerksbetriebe profitieren von der Einrichtung einer passenden Software. Wir haben die größten Vorteile für Sie zusammengefasst.
- Verbesserte Terminverwaltung. Da alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf die Terminplanung haben, können Termine deutlich effizienter geplant werden. Kunden müssen momentan mit langen Wartezeiten rechnen und erhalten schon im Gespräch vor Ort eine realistische Abschätzung für den nächstmöglichen Termin.
- Kosten sparen. Durch die Digitalisierung der Dokumente gehören große Aktensammlungen bald der Vergangenheit an. Sie sparen dadurch wertvollen Stauraum und benötigen weniger Möbel. Außerdem können Sie auf diesem Wege Personalkosten reduzieren, da viele Aufgaben nicht mehr manuell erledigt werden müssen, sondern ganz automatisch im Hintergrund ablaufen.
- Zeitersparnis. Softwarelösungen reduzieren die lästige Büroarbeit und helfen dabei, auch weitere Prozesse, zum Beispiel beim Ausmaß beim Kunden vor Ort, zu beschleunigen. Durch diese Effizienz ergibt sich mehr Zeit, um weitere Aufträge anzunehmen, sodass Sie letztlich Ihren Umsatz steigern können.
- Höhere Flexibilität. Wenn sich in der Planung etwas ändert, kann es sehr mühselig sein, allen Beteiligten Bescheid zu geben. Mit einem zentralen Tool, das automatisch jeden Mitwirkenden informiert, können Veränderungen deutlich schneller umgesetzt und Pläne angepasst werden.
- Verbesserte Kundenkommunikation. Mit der richtigen Software treten Sie vor Kunden sehr professionell auf. Sie können direkt vor Ort erste Kostenabschätzungen geben und sind in Ihrer Terminplanung verlässlich.
- Optimierte Warenwirtschaft und Lagerverwaltung. Die meisten Softwarelösungen können den Bestand Ihrer Materialien und Waren automatisch erfassen. Sie geben Ihnen Bescheid, wenn Nachschub bestellt werden muss. Bestellapps erleichtern den Einkauf oder automatisieren diesen sogar. So kommen Sie nie wieder in die Situation, einen Kunden vertrösten zu müssen, weil Sie die passenden Materialien doch nicht mehr im Lager finden.
- Erhöhte Datensicherheit. Die Daten der Kunden sind an einem festen Ort abgelegt, zu dem nur ausgewählte Personen Zugriff haben. Die Datenschutz-Grundverordnung der EU kann auf diesem Wege leichter gewährleistet werden.
So finden Sie die passende Software
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Handwerk wird digital. Eine immer größere Nachfrage nach digitalen Lösungen hat dazu geführt, dass viele Anbieter diesen Markt für sich entdeckt haben. Wenn Sie auf der Suche nach einer geeigneten Software sind, können Sie schnell den Überblick verlieren. Lesen Sie hier, wie es Ihnen gelingt, sich für eine passende Lösung zu entscheiden.
Welche Anforderungen haben Sie?
Bevor Sie mit der Suche nach digitalen Lösungen beginnen, sollten Sie sich genau damit auseinandersetzen, was das Tool in Ihrem Betrieb leisten soll. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Büroarbeit effizienter zu gestalten? Oder möchten Sie einen besseren Überblick über Ihre Materialien behalten? Geht es Ihnen darum, vor Kunden professioneller aufzutreten und Ihr Terminmanagement zu verbessern? Oder möchten Sie am Ende am liebsten alles auf einmal?
Starten Sie mit einer internen Bedarfsanalyse und halten Sie schriftlich fest, welche Funktionen eine digitale Softwarelösung unbedingt erfüllen muss, um Ihren die Arbeit wirklich zu erleichtern. In einer weiteren Spalte können Sie notieren, welche Features Sie als nice to have einschätzen. Beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess ein. Digitalisierungsmaßnahmen müssen vom gesamten Team mitgetragen werden. Es ist daher wichtig, die Mitarbeiter schon früh in Entscheidungen miteinzubeziehen.
Diese Punkte sollten Tools erfüllen
Damit sich eine Software nahtlos in Ihren Betrieb integrieren lässt und Abläufe bestmöglich unterstützt, sollte sie die Prozesse des Betriebes gut abbilden. Ebenjene Prozesse sind natürlich höchst individuell. Daher sind gründliche Vorüberlegungen zu den Anforderungen an ein Tool nötig.
Auch eine intuitive Bedienung ist wichtig. Ihre Mitarbeiter sollten schon nach einer kurzen Einarbeitungszeit in der Lage sein, das Tool problemlos zu bedienen. Sehr komplizierte Funktionen behindern interne Abläufe und senken die Effizienz. Sie verleiten außerdem Mitarbeiter dazu, das Tool mit Workarounds zu umgehen und nach wie vor mit Stift und Papier zu arbeiten.
Achten Sie darauf, dass eine neue Software kompatibel mit bereits vorhandenen Tools ist. Viele Unternehmen nutzen beispielsweise bereits Buchhaltungsprogramme. Überprüfen Sie vor der Anschaffung, ob das neue Tool dafür entsprechende Schnittstellen besitzt.
Die Arbeit beim Kunden vor Ort ist ein essenzieller Bestandteil der Handwerksarbeit. Es ist darum wichtig, dass Sie mobil auf die Software zugreifen können. Dies kann mit Hilfe von Firmenlaptops oder Diensthandys geschehen. Mit cloudbasierten Lösungen haben alle Mitarbeiter ständigen Zugriff auf die nötigen Informationen und Absprachen können bereits direkt beim Kunden getroffen werden.
Generalisten und Spezialsoftwares
Kostenlose Tools bieten oft nur einige Grundfunktionen an, die aber nicht all Ihren Anforderungen genügen können. Greifen Sie daher auf kostenpflichtige Angebote zurück, die mit einem professionellen Support und regelmäßigen Updates aufwarten können.
Viele Tools sind branchenunabhängig. Sie sollen als All-in-One-Lösungen für verschiedenste Gewerke funktionieren und typische Bedürfnisse eines Handwerkbetriebs erfüllen. In den meisten Fällen sind diese Lösungen recht gelungen und für die Mehrzahl der Betriebe ausreichend.
Wenn Sie sehr spezielle Erwartungen an eine Software haben, lohnt sich ein Vergleich branchenspezifischer Lösungen. Diese berücksichtigen verstärkt die Anforderungen eines einzelnen Gewerks.
Kaufen oder Mieten?
Softwareanwendungen können entweder als Software as a Service (SaaS) oder als On-Premises-Lösung erworben werden.
Bei einem SaaS zahlen Sie eine monatliche Gebühr. Dafür wird Ihnen die Software über eine Cloud bereitgestellt. Je nach Anbieter ist die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten (Laptop, Tablet, Handy) möglich. Für den Datenschutz und regelmäßige Updates ist der jeweilige Anbieter zuständig.
Bei On-Premises-Lösungen erwerben Sie einmalig die Lizenz für die Software und installieren diese anschließend auf Ihren eigenen Servern. Der Datenschutz und das Durchführen von Updates liegen bei Ihnen.
SaaS-Lösungen überzeugen mit deutlich mehr Vorteilen: Es entstehen hierbei keine Kosten für Server und Sie müssen sich weder um die Sicherheit Ihrer Daten noch um Aktualisierungen kümmern. Für die meisten Betriebe sind Tools mit einer monatlichen Gebühr daher zu empfehlen.
Einen seriösen Anbieter finden
Auf dem Markt finden Sie so viele Tools, dass es schwer fällt, nicht den Überblick zu verlieren. Umso wichtiger ist es, nicht auf dubiose Angebote hereinzufallen.
Seriöse Anbieter stellen eine kostenlose Test- oder eine Demoversion zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeiten. Am Ende gilt für digitale Tools dasselbe wie für einen neuen Firmenwagen: Kaufen Sie nichts ohne Probefahrt. Nur so sehen Sie, ob Sie die Bedienung als intuitiv empfinden und ob wirklich alle Funktionen erhalten sind, die Sie sich wünschen.
Viele Dienstleister bieten zusätzlich Einführungen, Schulungen oder Webinare an, um den Einstieg in das Programm zu erleichtern. Dies kann besonders für größere Firmen hilfreich sein, in denen die Software von Mitarbeitern unterschiedlicher Altersstufen und mit den verschiedensten Voraussetzungen bedient werden soll.
Ein wichtiger Punkt: Die Datensicherheit
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Jeder Handwerksbetrieb, egal wie klein oder groß, muss die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU einhalten. Die Datensicherheit sollte bei der Auswahl der richtigen Software daher berücksichtigt werden.
Laut DSGVO stehen Sie in einer Dokumentations- und Auskunftspflicht. Sie müssen also jederzeit nachweisen können, wo Kundendaten gespeichert sind, und außerdem in der Lage sein, jedem Kunden auf Wunsch mitzuteilen, welche Daten Sie zu seiner Person gespeichert haben. Grundsätzlich machen es digitale Lösungen Ihnen leichter, diesen Anforderungen zu entsprechen, da alle Daten am gleichen Ort gespeichert werden. Die rechtssichere Organisation des Datenschutzes lässt sich mit digitalen Mitteln deutlich effizienter realisieren.
Dennoch lohnt es sich, beim Erwerb einer Software genauer hinzuschauen. Überprüfen Sie, welche Daten abgespeichert werden und wo sich die dazugehörigen Server befinden. Idealerweise sollten diese in Deutschland oder der EU verortet sein. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Maßnahmen, die der Anbieter für eine erhöhte Datensicherheit ergreift. Darunter fallen zum Beispiel die Verschlüsselung der Daten und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Kundendaten vor unbefugtem Zugriff schützt.
Fazit
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Handwerksbetriebe können von digitalen Tools nur profitieren. Mit den richtigen Lösungen gelingt es, die Auftragsbearbeitung und das Rechnungswesen zu vereinfachen und Betriebsabläufe zu digitalisieren.
Bei der Auswahl der Software sollten Sie sich ganz nach den Bedürfnissen Ihres Betriebes richten. Lassen Sie sich bei der Planung Zeit und überlegen Sie genau, welche Anforderungen Sie an digitale Lösungen haben.
Mit unserer Software für Möbel- und Zuschnittkonfigurationen können Sie Ihren Kunden ein intuitiv bedienbares Planungstool anbieten. Dies bedeutet für beiden Seiten eine Zeitersparnis. Zudem können Sie Ihre Kosten reduzieren und sich aufgrund Ihres professionellen Auftritts mehr Aufträge sichern.
Mit unserem Tools haben Sie mehr Zeit für die Arbeit, die Sie lieben:
Zum Klöpfer Möbelplaner
Zum Klöpfer Plattenzuschnittplaner
Zum Klöpfer TerrassenplanerZum Klöpfer Türenplaner
Zum Klöpfer Kantenfinder
Quellen:
[1] https://www.zdh.de/ueber-uns/fachbereich-wirtschaft-energie-umwelt/digitalisierung-im-handwerk/das-handwerk-in-deutschland-wird-digitaler/#:~:text=Das%20Handwerk%20in%20Deutschland%20wird%20digitaler.,Studie%20von%202020)
[2] https://www.destatis.de/DE/Themen/Branchen-Unternehmen/Handwerk/_inhalt.html
